Fizetési emlékeztetők

Fizetési emlékeztetőket a Beállítások/Bizonylat beállítások/Fizetési emlékeztetők menüpont alatt készíthetsz. Segítségével könnyen küldhetsz automatizált értesítéseket partnereidnek. Megszabhatod, hogy a bizonylat fizetési lejáratának határidejéhez képest mikor szeretnél emlékeztetőt küldeni partnerednek, és azt is megadhatod, hogy mit küldjünk ki számára ezekben az esetekben.

Az emlékeztető listaoldalon látni fogod a korábban felvitt tételeket, amelyeket lehetőséged van megtekinteni, szerkeszteni és törölni egyaránt.

Az új értesítés gombra kattintva hozhatsz létre továbbiakat:

Open

Kattintást követően megjelenik egy adatlap, amelyet megfelelően kell kitöltened ahhoz, hogy a későbbiekben használni tudd partnereidnél.

Törekedj arra, hogy alaposan töltsd ki az emlékeztető adatlapot. Így mindig a megfelelő jelzéseket tudod majd kiküldeni partnereidnek.

Open

Értesítés neve

Ezen a néven fog megjelenni mindenhol a rendszerben az értesítés. Érdemes már a megnevezésben feltüntetni, hogy milyen esetben küldöd ki majd ezt az értesítőt. Tehát ha például 1 nappal a díjfizetési határidő lejárata előtt szeretnéd kiküldeni, akkor beírhatod, hogy “Értesítő 1 nappal a határidő előtt”.
Ezen felül esetleg az értesítés nyelvét is megjelenítheted, ha több nyelven kommunikálsz partnereiddel.

Értesítés típusa

Kiválaszthatod, hogy a létrehozott értesítést a díjbekérők vagy a számlák lejárati dátuma előtt vagy után küldje ki a rendszer. Így ki tudod alakítani a megfelelő szövegezéssel ellátott értesítőket.

Partnerek kiválasztása

Lehetőséged van arra, hogy a partnerlistádban egyesével hozzárendeld a partnereidhez a felvitt értesítőket. Ennek a blokknak a segítségével viszont komplexebb partnerkezelést tudsz végezni. Kiválaszthatod, hogy az összes partnerednek kiküldjük e az értesítőt, vagy csak az általad kiválasztott partnereknek.

Amennyiben azt választod, hogy “Minden partnernek” küldésre kerüljön, úgy a rendszer nem tesz kivételt és minden partnerednek a megadott időpontban kiküldi az értesítőt. Biztosítunk arra is lehetőséget, hogy kivételeket adj hozzá. Tehát, ha azt szeretnéd, hogy minden partnerednek kimenjen az értesítő, viszont van olyan is, akinek nem szeretnéd elküldeni, ekkor csak a kivételek mezőben kell megadnod, hogy kinek ne küldjük el az adott jelzést.

Az alábbi beállítási példa szerint minden partnernek ki fogjuk küldeni az értesítést, kivéve Számlázó Katalinnak.

Abban az esetben viszont, ha azt szeretnéd, hogy az értesítéseid ne minden partnerednek, csak pár felsorolt partnernek legyenek kiküldve, a “Küldés a kivételekben megjelölteknek” küldési opciót kell választanod. Ezt követően a kivételekhez azokat a partnereket kell választanod, akiknek ki szeretnéd majd küldeni az értesítést.

Ennél az opciónál viszont csak Számlázó Katalinnak küldjük az értesítést.

Küldés időpontja

Beállítható, hogy hány nappal szeretnéd az értesítést küldeni a számla lejárta előtt vagy után.

Ezen felül nem csak egy küldési opciót tudsz beállítani az adott értesítőhöz.

Az “Új időpont hozzáadása” gombra kattintva megadhatsz további értékeket is.

Tehát ha te azt szeretnéd, hogy a számla lejárata előtt 1 nappal és a számla lejáratát követően 5 nappal is menjen egy értesítés a partnerednek, ezt itt tudod beállítani.

Sőt, abban az esetben, ha az adott napra szeretnél beállítani emlékeztetőt, azt is megteheted. Ebben az esetben 0-át kell megadnod a lejárat előtt/után mezőnél.

Küldés órája

Ebben a legördülő menüben tudod megadni azt, hogy az értesítéseid a beállított napon melyik órában kerüljenek kiküldésre. Csak egész órát tudsz beállítani ez esetben.

Titkos másolat

Ebben a mezőben megadhatod a saját e-mail címed, ha szeretnél másolatot kapni a kiküldött értesítőkről. Vesszővel elválasztva adhatsz meg egyszerre több e-mail címet is.

E-mail tárgya

Megadhatod, hogy mi szerepeljen a kiküldött e-mail értesítő tárgyában. Ezt fogja látni a partner levél tárgyként.

E-mail szövege

Itt adunk arra lehetőséget, hogy a levél tárgyát a számodra megfelelő nyelvezettel készítsd el.

Alapból megjelenítünk egy sablont, ami kapcsos zárójelekkel tartalmaz olyan változókat amelyeket a rendszerből fel tudsz használni. Ezeknek a változóknak a használata rendkívül egyszerű és a következő blokkban magyarázatot is csatolunk ezekhez.

Ezen felül a levelet szabadon szerkesztheted. Amint elvégezted a szükséges módosításokat mentsd el az értesítőt.

E-mail szövegben használható változók

Egy értesítés a statikus előre megfogalmazott szövegen kívül tartalmazhat dinamikusan, számlánként változó paramétereket.

A használható változók, jelentéssel:

Számlára vonatkozó változók:

Számla kiállítás dátuma - {{ invoice_date }}

Számla teljesítés dátuma - {{ invoice_fulfillment_date }}

Számla lejáratának dátuma - {{ invoice_due_date }}

Számla sorszáma - {{ invoice_number }}

Számlára fizetendő bruttó végösszeg - {{ invoice_total }}

Számlára eddig befizetett összeg - {{ invoice_total_paid }}

Árfolyam -{{ invoice_dc_conversion_rate }}

Számla megjegyzés - {{ invoice_comment }}

Számla pénzneme - {{ invoice_currency }}

Számla fizetés módja - {{ invoice_payment_method }}

Partnereknél használható változók:

Partner név - {{ partner_name }}

Partner cím - {{ partner_address }}

Partner e-mail cím - {{ partner_email }}

Partner adószám - {{ partner_taxcode }}

Szervezet neve - {{ organization_name }}

Szervezet adószáma - {{ organization_tax_number }}

Szervezet IBAN azonosítója - {{ organization_iban }}

Szervezet SWIFT azonosítója - {{ organization_swift }}

Szervezet bankszámlaszáma - {{ organization_bank_account_number }}

Szervezet címe - {{ organization_address }}

Szervezet vállalkozói száma - {{ organization_ev_number }}

Szervezet EU adószáma - {{ organization_eu_tax_number }}

Szervezet webshop neve - {{ organization_webshop_name }}

Szervezet e-mail címe - {{ organization_email }}

Formázás

Az értesítéseket lehetőség van Markdown nyelven formázni. A Markdown nyelv alap szintaxisa:

Markdown esetén ha sortörést szeretnél, akkor két SPACE-el kell lezárni a sort az ENTER előtt.

Előnézet megjelenítése

Az elmentett értesítéseid megjelennek az értesítési listában. Minden értesítésnél meg tudod tekinteni az előnézetét.

Ehhez nem kell mást tenned, mint a listában megjelenített “Előnézet” gombra kell kattintanod:

ÚJDONSÁG: Angol és német nyelvű fizetési emlékeztetők

A Billingóban már nem csak magyar nyelven készíthetsz fizetési emlékeztetőket, hanem angol és német nyelven is.

Az idegen nyelvű fizetési emlékeztetőket ugyanúgy, az Új értesítés gombra hozhatod létre és a kitöltés menete megegyezik a magyar nyelvű értesítésekkel, csak az angol vagy német nyelvű sablont kell kitöltened.

VIDEÓ