Az Ügykezelővel külön ügyfelenként, rendszerezetten kezelheted árajánlataidat, megrendelőlapjaidat, szállítóleveleidet, teljesítési igazolásaidat, számláidat és nyugtáidat.
FONTOS: Az Ügykezelő használatához Pro előfizetés szükséges.
Új Ügytömb létrehozása
Ahhoz, hogy új ügyet hozhass létre Billingódban, először a Beállítások/Bizonylat beállítások/Bizonylattömb menüpont alatt az Új bizonylattömbre kattintva Új ügytömböt kell létrehoznod.
Ehhez az alábbi adatokat kell kitöltened:
Ügytömb megnevezése - Olyan nevet válassz, amiről könnyen beazonosítod ügytömbödet.
Ügytömb előtag - Ez fog megjelenni ügyeidnél pl. ÜT.
Sorszám formátuma - Megadhatod, hogy alapértelmezetten (xyz-2020-101) vagy hosszú perjellel jelenjen meg (XJZ/2020-000101).
Küldő e-mail címe - Beírhatod azt az e-mail címet, amiről ki szeretnéd küldeni üggyel kapcsolatos dokumentumokat.
Küldő neve - Ezzel a névvel fognak kiküldésre kerülni az e-mailek.
Titkos másolat - Meghatározhatod, hogy e-mailjeid titkos másolatban kinek kerüljenek kiküldésre.
Ügytömb értesítő - Erre az alapértelmezett beállítások lesznek érvényesek.
Bizonylaton szereplő logó - Feltölthetsz egyedi logót az ügytömbre.
Végül a Mentés gombra kattintva hozhatod létre új Ügytömbödet.
Új ügy létrehozása
A Bizonylatok és számlák menüpont alatt válaszd az Ügyek menüpontot. Ügymenetet az új Ügy gombra kattintva hozhatsz létre.
ÜGYMENET
Ügymenet megnevezése - Itt kell megadnod az adott ügy elnevezését.
Ügytömb - Válaszd ki, hogy melyik ügytömbben hozod létre az ügyet.
PARTNER ADATOK
A kereső segítségével választhatsz már meglévő partnereid közül, akit az ügyhöz rendelsz, vagy az Új partner gombra kattintva felvihetsz új partnert is.
Új partner felvitele esetén az alábbi információkat kell kitöltened:
Partner típus - vevő, szállító vagy mindkettő, valamint opcionálisan megadhatod a Vevő főkönyvi számát
Partner neve
Számlázási cím - ország, irányítószám, település, cím
Partner adózási típusa - adószámmal rendelkezik (belföldi áfa alany vagy adószámmal nem rendelkezik (természetes személy) vagy külföldi adószámmal rendelkezik, egyéb
Adószám - illetve ha van, a csoportos adószám megadása
E-mail címek (opcionális) - ahová az üggyel kapcsolatos dokumentumok érkezzenek
Telefonszámok (opcionális)
Számlaszám (opcionális)
Belső megjegyzés (opcionális)
Továbbá megadhatsz egyedi számlázási beállításokat:
Fizetés módja
Számla típusa
Fizetési határidő
Pénznem
Számla nyelve
Kedvezmény
FONTOS: Az itt beállított értékek - a partner esetén - felülírják az alapértelmezett beállításokat.
Végül kattints a Rendben gombra.
Az ügy létrehozásához nyomd meg a Mentés gombot.
VIDEÓ
Ügyek áttekintése
Létrehozott ügymeneteidet az Ügyek áttekintése oldalon láthatod listázva.
Az ügyek mellett mindig megtekintheted a Partner nevét, akihez az adott ügy kapcsolódik, valamint az ügyszámot, amely az ügy egyedi sorszáma.
Az Ügyeket listázhatod aszerint, hogy az összeset lásd (Mind) vagy szűrhetsz a Nyitott és Lezárt ügyekre.
Folyamatban lévő ügymenetek kezelése
A mappák melletti + gombra kattintva meglévő bizonylatot csatolhatsz ügyedhez.
Már korábban elkészített bizonylataidat - pl. számla, nyugta, árajánlat, megrendelőlap, teljesítési igazolás, szállítólevél - is csatolhatod ügymenetedhez. A szabadszavas keresőbe beírhatod pl. a cégnevet, ügymenetet, de kereshetsz bizonylattípus vagy a kiállítás időpontja alapján. A keresést követően válaszd ki azt a dokumentumot, amit az adott ügyhöz csatolni szeretnél és kattints amellette látható pipára.
Ha a mappák melletti három pontra kattintasz, az alábbi műveleteket végezheted:
Ügy megnyitása - Megnyithatod ügymentedet.
Ügy lezárása - Az ügyet lehetőséged van bármikor lezárni.
Meglévő dokumentum, bizonylat csatolása - Itt is csatolhatod korábban készített bizonylataidat.