Archiválás

Mi az a Billingo Archiválás?

A Billingo Archiválás egy automatikus szolgáltatás, amely gondoskodik a vállalkozásod dokumentumainak hosszú távú, biztonságos és a magyar jogszabályoknak teljes mértékben megfelelő digitális megőrzéséről.

A digitális archiválás törvényi kötelezettség. Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet előírja, hogy a digitális dokumentumokat úgy kell megőrizni, hogy azok eredete, sértetlensége és olvashatósága a teljes, akár 13 éves megőrzési idő alatt garantált legyen.

A Billingo Archiválás leveszi ezt a terhet a válladról. A rendszerünk egy ún. zárt rendszerű archiválást valósít meg, ami azt jelenti, hogy a teljes folyamat – a dokumentum befogadásától a hitelesítésen át a tárolásig – a Billingo biztonságos, ellenőrzött környezetében zajlik. Ez önmagában biztosítja a jogszabályi megfelelést, így neked már nem kell aggódnod a részletek miatt.

Így működik a Billingo Archiválás

A folyamat teljesen automatikus, neked csak annyi a teendőd, hogy feltöltsd a dokumentumaidat a Billingo fiókodba.

1. Dokumentum feltöltése: Töltsd fel a bejövő számláidat, blokkjaidat, szerződéseidet vagy bármilyen más, a vállalkozásodhoz kapcsolódó dokumentumot a Számlák és Bizonylatok / Bejövő számlák menüpont alatt a megfelelő számlához.

2. Automatikus archiválás: A rendszer a háttérben, emberi beavatkozás nélkül feldolgozza a feltöltött fájlokat. A dokumentumokat hatékonyan, csoportokban archiválja, így biztosítva, hogy minden fájl legkésőbb havonta hiteles archívumba kerüljön.

3. Hitelesítés és tárolás: A rendszer minden dokumentumot egy digitális „pecséttel” (CAdES-LTV) lát el egy biztonságos, digitális konténerben (ASiC-E), majd a törvényileg előírt ideig megőrzi azt.

Milyen csomagban érhető el a Billingo Archiválás?

A Billingo Archiválás szolgáltatás a következő csomagok aktív előfizetői számára érhető el:

• Billingo Pro

• Billingo Business

• Billingo One

Bevezető időszak (2025. július):
A szolgáltatás 2025. július 31-ig minden Billingo előfizető számára díjmentesen elérhető és aktív, függetlenül az előfizetési csomagjától.

2025. augusztus 1-től:
A szolgáltatás automatikusan csak a Pro, Business és One csomagok előfizetői számára működik tovább. Ha szeretnéd a jövőben is használni az automatikus archiválást, válts a fenti csomagok egyikére!

Gyakori Kérdések

Hogyan archiválhatom a dokumentumaimat?
Egyszerűen töltsd fel a fájlokat a Számlák és bizonylatok / Bejövő számlák menüpontban a megfelelő költségszámlához tartozó csatolmányként. Ha rendelkezel a megfelelő előfizetéssel, a rendszer a háttérben mindent automatikusan elvégez.

Milyen fájlokat tölthetek fel?
Bármilyen formátumot. A rendszer kezeli a PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX és egyéb gyakori fájltípusokat. Nem szükséges a dokumentumokat előre PDF-re konvertálni.

Hogyan férek hozzá egy már archivált dokumentumhoz?
A dokumentumaid biztonsága a legfontosabb. Az archivált, jogi bizonyító erővel rendelkező dokumentumokhoz való hozzáférést egy ellenőrzött, biztonságos folyamaton keresztül biztosítjuk. Kérjük, vedd fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálatunkkal, add meg a szükséges azonosítókat (időszak, ügyfélazonosító), és kollégáink segítenek a hitelesített archív csomag lekérésében.

Mi a teendőm egyéni vállalkozóként?
A kötelező archiválás az egyéni vállalkozókra akkor vonatkozik, ha vállalkozói minőségükben kötöttek közmű szerződést. Magánszemély közmű felhasználókra az archiválási kötelezettség nem vonatkozik.
Jogszabályi háttér: 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet; 273/2007. (X. 19.) és 19/2009. (I. 30.) Korm. rendeletek módosítása 2025. július 1-től.

Mi történik azokkal a dokumentumokkal, amiket a júliusi bevezető időszakban archiváltam, de utána nem fizetek elő?
A 2025. júliusában archivált dokumentumaidat a rendszer a törvényi előírásoknak megfelelően, a teljes megőrzési idő alatt biztonságban tárolja, akkor is, ha augusztus 1-től már nem rendelkezel Pro, Business vagy One előfizetéssel. Azonban az augusztus 1. után feltöltött új dokumentumaid már nem kerülnek automatikusan archiválásra.