Multiprofil

Nagyon könnyen előfordulhat az, hogy a Billingót egyszerre több fiókkal szeretnéd használni. A korábbiakban ezt úgy tudtad megtenni, hogy több profilt hoztál létre, több e-mail címmel, majd ezek között folyamatosan váltogatni kellett. Mivel törekszünk arra, hogy a feladatokat, könnyen, hatékonyan és gyorsan el tudd végezni, az adminisztrációs folyamataid optimalizálása érdekében létrehoztuk a Multiprofil funkciót, amelynek bizonyára nagyon fogsz örülni, ha több fiókot használtál, vagy használnál a jövőben.

Tartalomjegyzék:


Miért jó a multiprofil funkció?

  • Egy fiókból kezelheted az összes további fiókodat.

  • Nem kell folyamatosan ki és bejelentkezni különböző felhasználónevekkel.

  • Gyorsan és egyszerűen válthatsz a profilok között.

  • Könnyedén létrehozhatsz új alprofilokat is.

  • Elszeparáltan hívhatod meg munkatársaid a különböző fiókok kezelésére.

  • A könyvelőd csak azokat a profilokat fogja látni, amelyekhez meghívod őt.

  • Külön teszt fiókot hozhatsz létre, amelynek segítségével az éles funkciókat tesztelheted.

  • Bármikor visszavonhatod a hozzáféréseket, ettől függetlenül a munkatársad fiókja nem veszik el, csupán az adataid nem fogja látni.

  • Korlátlan számú alprofilod lehet akár a Free csomag használatakor is.


Új profilok létrehozása újonnan regisztrált felhasználók számára

Abban az esetben, ha van egy fő profilod, de úgy döntesz, hogy szeretnél egy másik céget, vállalkozást, vagy akár csak egy teszt fiókot készíteni, nagyon egyszerű dolgod lesz.

Kattints a jobb felső sarokban a profilkezelő gombra, majd a megjelenő listában válaszd az “Új profil létrehozása” menüpontot:

Ezt követően megadhatod, hogy mi legyen az új kapcsolódó profil neve e-mail címe és a jellege. Erre az e-mail címre mennek majd ki az adott profilhoz kapcsolódó értesítések és a kiküldött számla értesítő levélben is ez az e-mail cím fog megjelenni.

Az új jogosultsági rendszer keretein belül a Teszt üzemmód is átalakult a fiókok esetén. Ezentúl már csak kifejezetten Teszt üzemmód létrehozása esetén lehet tesztelni a különböző funkciókat.

Amennyiben egy fiók létrehozásánál, a Teszt üzemmód kerül bekapcsolásra, ezt követően már nem lesz lehetőség az alfiók típusának a módosítására, így tehát a továbbiakban az újonnan létrehozott fiók tesztüzemmódban fog funkcionálni.

Egy e-mail cím több cég esetén is megadható, a belépés viszont a fő profil belépési adataival történik minden esetben.

Az Új profil létrehozása gombra kattintva elkészül az új fiók, és az adott fiók kezdőlapjára irányít majd a rendszer.

Ezzel már el is készült az új alprofil, amit bármikor használatba vehetsz!

Ami nagyon fontos, hogy ez esetben az új profilok nem öröklik a főprofil beállításait. Tehát, ez azt jelenti, hogy ha létrehozol egy új profilt, akkor azFree előfizetési csomaggal jön létre és az összes alapbeállítást meg kell adnod ahhoz, hogy használhasd a számlázási funkciókat. A magasabb csomagokban lévő funkciók használatához fiókonként előfizetést kell vásárolnod. Természetesen, ha az ingyenes csomagot szeretnéd használni, akkor korlátlan számú profilt és alprofilt tudsz létrehozni.

A továbbiakban bármikor hozhatsz létre új profilt, és ezeket mind a neved mellett található lenyíló listából tudod kezelni.

Az aktuális profilt, egy pipa ikon jelzi a listában, ekkor ebben a profilban tartózkodsz. Amint egy másikra kattintasz, felül változik a fióknév és a listában a pipa átkerül az aktuális profilra. Természetesen az új profil létrehozása gombbal további profilokat készíthetsz.

Gondoltunk arra az esetre is, ha esetleg könyvelőként több profilt kezelsz, vagy akár több cégnek dolgozol, esetlegesen több céggel is rendelkezel. Így könnyen átláthatatlan lenne a profil lista.

Pontosan ezért, amennyiben 5 profilt kapcsolsz a fiókodhoz, úgy megjelenítünk a listában egy keresőt, amelynek segítségével könnyedén megtalálhatod a szükséges profilt:

 

A Multiprofil segítségével gyakorlatilag mindent megvalósíthatsz, amit csak szeretnél.
Pár példa ezzel kapcsolatosan:

  • Egyesével profilspecifikusan tudod meghívni az adott profilhoz/céghez tartozó munkatársakat, és ők csak az általad megjelölt cég adatait fogják látni.

  • Fontos, hogy minden meghívott, vagy létrehozott munkatárs teljes értékű felhasználói profilt kap, így ha megszünteted a jogosultságát, a saját fiókjába be fog tudni lépni, kezelheti az esetleges saját cégeit, és készíthet új céget továbbra is, de az adataid nem fogja többé látni.

  • Minden profilodhoz, alprofilodhoz külön meghívhatod a könyvelőd, így ha több könyvelővel dolgozol esetleg, akkor csak a hozzá kapcsolódó fiókokat fogja látni majd.


Meglévő profil összevonása az aktuális profillal

Multiprofil fejlesztésünk segítségével nem kell már több külön e-mail címmel felhasználói fiókokat kezelned. Ennek az összevonási funkciónak a segítségével egyszerűen egy fiók alá mozgathatod az összes korábban létrehozott profilodat.

A lenyíló profilválasztó menüből válaszd ki a “Meglévő profil hozzáadása” opciót:

A következő ablakban jelentkezz be abba a fiókodba, ahonnan a meglévő profilod össze szeretnéd vonni az aktuális profiloddal:

A sikeres bejelentkezést követően látni fogod az adott fiókban kezelt profiljaid. Itt ki kell választanod azt a profilt, amelyet szeretnél összevonni az aktuális fiókoddal.

Nagyon fontos! A kiválasztott profil a hozzáadás után csak a jelenlegi fiókodból lesz elérhető, az előző oldalon megadott belépési adatokkal már nem fogod tudni elérni!

Sikeres hozzáadást követően egyszerre az összekapcsolt fiókba léptet be a rendszer. Ezt felül a profilválasztó mellett fogod látni.

Természetesen további profilok hozzáadására is van lehetőséged. Ehhez ugyanazt a műveletsort kell elvégezned amelyet az első lépéstől követtél ebben a pontban. Az ismételt bejelentkezést követően látni fogod, hogy a korábban összevont profil már nem szerepel a listában, mivel ezt már átmozgattuk a jelenlegi profilodba. Ezt az összevonási folyamatot addig kell így megtenned, míg a számodra szükséges összes összevonást sikeresen elvégzed:

Amint az összevonásokat elvégezted, a profilválasztó segítségével tudsz váltani a profilok között.


Új profilok hozzáadása és korábbi profilok megosztása egy fő profillal már meglévő regisztráció esetén

Még a Multiprofil funkció kialakítása előtt regisztráltad cégeid/vállalkozásaid a Billingóba? Vagy csak egy másik vállalkozáshoz szeretnének neked hozzáférést biztosítani, hogy egy profilon belül kezelhesd?
Semmi gond, a Multiprofil funkció segítségével természetesen erre is biztosítunk neked lehetőséget.

Új profilokat bármikor hozhatsz létre a korábban leírtak szerint. Ez a folyamat nem különbözik a korábbi regisztrációk esetén sem.

Abban az esetben viszont, ha már meglévő profilokat szeretnél megosztani, úgy első körben minden profilodnál meg kell hívnod munkatársként adminisztrátori jogosultsággal azt a profilt, amelyet a későbbiekben fő profilként szeretnél majd használni.

Fontos, hogy ez a megosztási opció abban különbözik az összevonástól, hogy itt nem kerül a profil teljesen átmozgatásra a másik fiókba. Csak engedélyt adunk egy másik fiók általi profil használatra.

Ne aggódj, ezt a folyamatot csak egyszer kell végig csinálnod, innentől kezdve a váltás a fő profilból lesz lehetséges, és nagyon egyszerű dolgod lesz.

Fontos, hogy miután kiválasztottad, hogy melyik profilt szeretnéd fő profilként használni, a további fiókokból a fő profilodat kell adminisztrátori jogosultsággal ellátott munkatársként meghívnod!

Tehát például, ha neked van egy céged, aminek a neve Első Saját Cégem Kft. és van mellette három különböző kisvállalkozásod, mondjuk Első Kisvállalkozásom Kft., Második Kisvállalkozásom Kft., Harmadik Kisvállalkozásom Kft., akkor minden kisvállalkozás profiljába be kell lépned, majd adminisztrátorként meg kell hívnod az Első Saját Nagy Cégem Kft.-t. Így a fő profilod az Első Saját Nagy Cégem Kft. lesz ahonnan az összes profilod eléred!

Ezen felül az is fontos, hogy minden alprofil esetén rendelkezned kell külön külön érvényes előfizetési csomaggal, abban az esetben, ha az alprofiloknál nem elegendő számodra a Starter előfizetési csomag.

A már létező fiókkal rendelkező munkatársak, vagy a fő profil meghívásához menj a Beállítások menüpont Jogosultságkezelés almenüjébe. Itt kattints az “Új munkatárs meghívása” gombra:

A jobbról megjelenő adatpanelen add meg a munkatársad létező e-mail címét, vagy az elsődlegesnek választott profilod címét, majd válaszd ki a jogosultsági szintet. Itt lehet adminisztrátor és munkatárs jogosultságot is adni.

A munkatárs jogosultság egy korlátozottabb hozzáférést biztosít a fiókhoz, amelyből a meghívást kezdeményezed.

A “Meghívás” gombra kattintva egy e-mailt küldünk a megadott e-mail címre:

 

A hozzáférés elfogadásához a meghívottnak az e-mailben található “Meghívás elfogadása” gombra kell kattintania:

Amennyiben több profilt szeretnél összevonni egy fő profilra, a meghívó kiküldését követően az alprofilodból jelentkezz ki és jelentkezz be a fő profilodba, így az adott böngésző ablakban a meghívást közvetlenül a fő profiloddal tudod majd elfogadni.

A meghívó kezelési felületen az adott e-mail címmel el kell fogadnod a hozzáférést. Az “Elfogadom” gombra kattintva az összekapcsolás megtörténik:


Nézd meg, hogy hogyan működik a Multiprofil!


Amennyiben további kérdésed adódik a Multiprofillal kapcsolatosan, keresd kollégáinkat bizalommal.